Основными функциями системы управления документами являются сбор, хранение и распространение документов. Документы можно сканировать с листа бумаги, из электронных писем и вложений, из отчетов, созданных системой, или импортировать из других программ, таких как ERP или CRM. Собранные документы можно централизовать, чтобы к ним мог получить доступ любой сотрудник компании в зависимости от конкретных потребностей и ролей пользователей. Решение для управления веб-документами и мобильное приложение позволяют уполномоченным лицам получать доступ к документам из любого места и в любое время, гарантируя при этом отсутствие утечки данных.
Особенности системы документооборота
Как мы упоминали ранее, База мобильных номеров Катара система программного обеспечения для управления документами может включать в себя множество функций, которые позволяют перейти к более сложным методам управления информацией. Некоторые важные функции, на которые следует обращать внимание в DMS, заключаются в следующем:
1. Поиск
Эффективная система управления документами помогает пользователям находить документы и информацию, используя идентификаторы документов, метаданные, связи и контент.
2. Метаданные
Поскольку информация в DMS помечена метаданными по типу, девяносто три процента сотрудников не могут найти документ, потому что неправильно назвали или сохранили его. Одну и ту же информацию можно искать и обнаруживать по нескольким критериям в зависимости от варианта использования. Без дублирования уникальная информация поступает динамически по мере необходимости.
3. Интеграции
Многие системы управления документами связаны с другими корпоративными системами и хранилищами, включая электронную почту, сетевые файлы, CRM, ERP и устаревшие ECM.
Функции контроля версий гарантируют пользователям доступ к последней версии документа. Кроме того, контроль версий и отслеживание позволяют легко увидеть, что изменилось, кто внес изменения и когда они были внесены.
4.
