自动发票处理如何改善发票管理

[bitheerani42135]

即使您的组织每月只处理几张账单，建立自动化发票处理解决方案也可以大大促进未来的销售和业务发展。

自动发票处理完整指南
1.减少手动数据输入以提高准确性
手动数据输入不仅对您的员工来说是一项永无止境的任务，而且也容易出现错误和误算。但是，当您拥有专门用于理解发票及其数据的智能设备时，整个发票流程将变得准确无误且实际上非常快速。

应付账款流程的主要阶段之一包括将已确认发票的信息输入 ERP 系统。这不仅耗时，还增加了出现重复输入和计算错误等不准确情况的可能性。

在手动应付账款流程中，51%的公司报告称手动数据输入和低效流程是最大的挑战。

另一方面，自动数据输入的效率几乎提高了 10 倍，准确度 危地马拉 whatsapp 数据 也更高，并且节省时间。使用自动发票，您可以消除容易出错且缓慢的手动流程。自动发票直接从已批准的发票中提取数据，从而实现更好的集成并提高效率。

2.执行自动发票审计和匹配
发票匹配已成为组织防范欺诈的必要手段。据估计， 2022 年74%的组织成为付款诈骗和其他计费计划的受害者。

公司通过让应付账款部门核实发票来避免重复付款和虚假付款。当此过程手动完成时，核实会变得非常耗时，并且三方核实对于缺少采购订单号等信息的计费来说变得很困难。

自动发票处理的主要优势之一是将您的会计系统与发票审批工作流程集成在一起。通过实现应付账款自动化，系统可以自动匹配发票、即时报告差异并在其中央数据库中搜索采购订单或其他支持文件中的相应数据。如果您的供应商跳过采购订单编号，您可以通过集成的会计系统和应付账款流程搜索未结采购订单。

3.将发票发送给正确的审批人
如果发票现在在您的系统中，并且由您的应付账款团队正确标记，为什么不立即将其发送给必须批准的人呢？为此，您需要自动化发票处理。

在手动路由程序中，指定的雇主会联系经理进行发票审批，这通常很繁琐并会导致发票延迟。37 %的公司报告称，手动发票路由是处理发票最困难的部分。

使用应付账款自定义发票审批软件，您可以通过自动化工作流程将发票连同后续通知一起发送给审批人。自动化审批路由系统可以大大缩短发票审批时间，因为审批人可以及时审查和授权发票。

4.集中管理您的记录
传统上，发票会归档并存储在无法追踪且极难检索的文件夹或文件中。相比之下，自动化发票处理解决方案使用电子文档管理系统 (EDMS) 将所有发票、销售订单和库存记录记录在指定的集中数据库中。

这种集中记录系统使得账单在需要时可以轻松检索。它降低了账单丢失的可能性，这意味着不再需要放错纸张或费力地寻找文件。您可以使用基于云的技术从任何地方访问整个电子流程和自动发票。