Ключ в том, чтобы быть целенаправленным в отношении того, что должно и что не должно быть включено в календарь. Эшли Лангле, исполнительный помощник генерального директора и главного операционного директора венчурной компании, говорит, что вы должны оценивать каждое приглашение на встречу и убедиться, что ваши приоритеты соответствуют приоритетам встречи.
Она говорит, что «энергичные» встречи, на которых вы определяете повестку Библиотека телефонных номеров Гондураса дня или вносите важный вклад, следует сохранить, а неэнергичные встречи или те, на которых вы не уверены в своей роли, следует отменить.
Она также отмечает, что все встречи всегда должны иметь повестку дня (обычно ее составляет организатор), включая возможность индивидуальных встреч.
Лангле предлагает группировать встречи по контексту, чтобы избежать необходимости переключаться между слишком большим количеством тем и легче достичь состояния потока. «Эта фрагментация приводит к непродуктивной трате времени», — говорит она.
Если руководитель чувствует нехватку времени, Лангле проводит квартальную очистку календаря. Она ретроспективно просматривает их календарь, чтобы проанализировать их встречи и вернуть время, где это необходимо, будь то сокращение частоты встреч или полная отмена встреч.
3. Оставайтесь организованными
Основная задача помощника руководителя — поддерживать организованность руководителя, которого он поддерживает. Это означает все, от его календаря до его почтового ящика, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.
Для этого помощники активно используют технологии. Роджерс говорит, что использует комбинацию Asana, Slack, Google Drive, Gmail и Notion.
Секретное оружие Роджерс, однако, просто: ее почтовый ящик. Она использует функцию приоритетных входящих сообщений Gmail, чтобы письма, которые она отправляет сама или которые ей отправляет ее начальник, все сохранялись в одной папке, которую легко найти.
Она также использует напоминания о событиях как для долгосрочных, так и для краткосрочных подталкиваний. Например: при планировании мероприятия в сентябре она запланирует напоминание на август о бронировании поездки.
Лангле также использует напоминания: она использует напоминания в Slack, чтобы отслеживать свои задачи — как только она получает запрос от руководителя, она записывает себе напоминание, чтобы отправить его позже.
И, чтобы начать каждый день бодро, Роджерс каждое утро отправляет своим руководителям их повестку дня, чтобы они могли более четко расставить приоритеты в своих задачах и подготовиться к встречам. Она говорит, что эта практика может быть чрезвычайно полезна для любого:
«Вы можете сделать скриншот своей повестки дня накануне вечером и запланировать его в Slack, чтобы отправить себе утром. Это настроит вас на успех и создаст ощущение, будто у вас есть собственный помощник», — говорит она.
